Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest TheBroda sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Wierna 12/1, 03-890 Warszawa, Polska; NIP 5242831345; KRS 0000677402; REGON 367267919. Spółka działa pod marką Help Context (dalej: „my”).

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pisz na adres [email protected]. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

Polityka wyjaśnia, jak przetwarzamy dane osobowe na stronie help-context.com (w wersji polskiej, ukraińskiej i angielskiej), a także dane z zapytań, które trafiają do tego samego systemu z naszych stron reklamowych ua.help-context.com i en.help-context.com. Punkt 12 dotyczy aplikacji w Meta, z której korzystamy, pracując dla klientów. Dane przetwarzamy zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Te same zasady stosujemy wobec wszystkich, niezależnie od kraju, z którego odwiedzasz stronę. Strona jest skierowana do właścicieli firm i nie jest przeznaczona dla dzieci.

Szczegółowe informacje o plikach cookie zawiera Polityka cookies, a najważniejsze informacje w skrócie znajdziesz na stronie RODO i ochrona danych osobowych.

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy tylko dane potrzebne do odpowiedzi na zapytanie oraz do zapewnienia działania i bezpieczeństwa strony, a za Twoją zgodą także do celów analitycznych i reklamowych.

• Dane z formularza zapytania: imię, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz), budżet na marketing, adres strony lub kilka słów o firmie, odpowiedzi na pytania o to, gdzie są Twoi klienci, co chcesz promować (w zapytaniu o audyt: co mamy sprawdzić) i czy reklamy były już prowadzone, a także komentarz i zaznaczenie zgody. Razem z nimi zapisujemy, z której strony i przez który formularz wysłano zapytanie, wersję językową strony oraz datę i godzinę wysłania.
• Zapytania z naszych stron reklamowych ua.help-context.com i en.help-context.com: te same dane kontaktowe i informacje o firmie, a także dane, które zapisujemy przy każdym wysłaniu formularza (opisują je polityki prywatności tych stron): adres strony, z której wysłano zapytanie, adres strony odsyłającej, parametry UTM z linku, język i strefę czasową przeglądarki oraz jej typ.
• Korespondencja i notatki: wiadomości, które wymieniamy po otrzymaniu zapytania, oraz notatki naszego zespołu w CRM (status zapytania, ustalenia, kolejne kroki).
• Dostęp na potrzeby darmowego audytu: jeśli zamawiasz audyt i nadajesz nam dostęp do odczytu kont reklamowych lub analityki, widzimy dane objęte tym dostępem (ustawienia i statystyki kampanii) i wykorzystujemy je wyłącznie do audytu.
• Źródło wizyty (tylko za zgodą na analitykę): informacja, skąd trafiasz na help-context.com, czyli źródło i kampania (parametry UTM), identyfikator kliknięcia reklamy (np. gclid lub fbclid) oraz strona, z której przechodzisz. Zapisujemy je dla pierwszej wizyty i dla ostatniej wizyty z zewnętrznego źródła i dołączamy do zapytania, aby wiedzieć, z których kanałów pozyskujemy klientów. Bez tej zgody formularz przesyła tylko adres strony, na której go wypełniasz.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, czas żądania i adres strony. Rejestrują je nasz serwer hostingowy i sieć Cloudflare, za której pośrednictwem działa strona. Serwer obsługujący formularz wykorzystuje adres IP, aby ograniczyć liczbę zapytań z jednego urządzenia i odfiltrować spam; w zapisanym zapytaniu przechowujemy wyłącznie nieodwracalny skrót (hash) adresu IP, obliczony z użyciem tajnego klucza, a nie sam adres. Przed wysłaniem formularza przeglądarka rozwiązuje krótkie zadanie obliczeniowe przesłane przez nasz serwer, które pozwala odróżnić ludzi od botów; nie wymaga to plików cookie ani usług zewnętrznych.
• Pliki cookie i podobne technologie: niezbędne działają zawsze, a analityczne i reklamowe tylko za Twoją zgodą. Szczegóły zawiera Polityka cookies.
• Dane klientów: jeśli rozpoczniemy współpracę, dane z umowy, faktur i korespondencji związanej z jej realizacją.

3. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane

• Odpowiedź na zapytanie, darmowy audyt i przygotowanie oferty — podjęcie na Twoje żądanie działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Wykonanie umowy, jeśli zostaniesz naszym klientem — art. 6 ust. 1 lit. b RODO; wypełnianie obowiązków rachunkowych i podatkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Ochrona przed spamem, bezpieczeństwo strony i CRM oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Własna analityka marketingowa bez plików cookie — nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO): sprawdzamy, z których stron i formularzy przychodzą zapytania, aby wiedzieć, jakie usługi interesują klientów. Obejmuje to także dane o wizycie, które nasze strony reklamowe zapisują razem z formularzem, oraz podstawowe sygnały bez plików cookie, które tagi Google wysyłają, gdy nie ma zgody na analitykę ani na reklamę (tryb zgody Google).
• Statystyki odwiedzin, źródło wizyty w zapytaniu, pomiar reklam i remarketing — wyłącznie za Twoją zgodą wyrażoną w banerze cookies (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgodę możesz w każdej chwili wycofać.

Zaznaczenie pola zgody w formularzu potwierdza, że prosisz o odpowiedź na zapytanie na zasadach tej polityki; to potwierdzenie przechowujemy razem z zapytaniem.

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Nie, podanie danych jest dobrowolne. Bez imienia, adresu e-mail, budżetu, adresu strony lub kilku słów o firmie oraz bez zaznaczenia zgody formularz nie wyśle jednak zapytania, a my nie będziemy mogli na nie odpowiedzieć. Pozostałe pola są nieobowiązkowe. Prosimy nie podawać w formularzu informacji o zdrowiu, przekonaniach religijnych, poglądach politycznych ani innych danych należących do szczególnych kategorii: nie są potrzebne do obsługi zapytania.

5. Odbiorcy danych

Zapytania przechowujemy we własnym systemie CRM, który działa na naszym hostingu; dostęp do niego ma wyłącznie nasz zespół. Kopia zapytania trafia do naszej skrzynki e-mail, a powiadomienie o nim do zamkniętej grupy roboczej naszego zespołu na Telegramie.

Korzystamy z usług następujących dostawców:

• Hostinger — hosting strony, CRM i formularza zapytania wraz z bazą zapytań i jej kopiami zapasowymi oraz wysyłka wiadomości systemowych; serwery w UE.
• Cloudflare — sieć dostarczania treści (CDN) i ochrona strony przed atakami; przechodzi przez nią ruch na stronie, w tym adresy IP odwiedzających.
• Google — nasza poczta w Google Workspace oraz Google Tag Manager, Google Analytics 4 i Google Ads. Narzędzia te zapisują analityczne i reklamowe pliki cookie tylko za Twoją zgodą; bez niej tagi Google wysyłają wyłącznie podstawowe sygnały bez plików cookie.
• Meta Platforms — piksel Meta (Meta Pixel), tylko za zgodą na reklamowe pliki cookie; bez tej zgody żadne dane ze strony nie trafiają do Meta.
• Supabase — infrastruktura naszej agencji, przez którą przechodzą powiadomienia o zapytaniach wysyłane na Telegram oraz informacje o naciśnięciu przycisków pod nimi. Supabase nie przechowuje zapytań; nasz projekt działa w regionie UE (Irlandia).
• Telegram — powiadomienia o nowych zapytaniach w zamkniętej grupie roboczej naszego zespołu (przekazywanie danych poza EOG opisuje punkt 6).
• Biuro rachunkowe — wyłącznie dane klientów potrzebne do wystawiania faktur i rozliczeń podatkowych.

Hostinger, Cloudflare, Google Workspace, Supabase i biuro rachunkowe przetwarzają dane w naszym imieniu jako podmioty przetwarzające i tylko w niezbędnym zakresie; Supabase robi to na podstawie własnej umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA), która zawiera standardowe klauzule umowne. Google i Meta wykorzystują dane z reklamowych plików cookie także we własnych celach, jako odrębni administratorzy i na własnych zasadach (odnośniki znajdziesz w Polityce cookies). Telegram przetwarza wiadomości na zasadach określonych w swojej polityce prywatności. Organom publicznym udostępniamy dane wyłącznie wtedy, gdy wymagają tego przepisy prawa. Nie sprzedajemy danych osobowych i nie wysyłamy mailingów reklamowych.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy dostawcy przetwarzają dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), w szczególności w USA. Podstawą takiego przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej w sprawie ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework), jeśli dostawca uzyskał certyfikat w tych ramach, albo standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską. Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.

• Supabase. Usługę świadczy Supabase Pte. Ltd. z siedzibą w Singapurze. Nasz projekt działa w regionie UE (Irlandia), a przekazanie danych poza EOG zabezpieczają standardowe klauzule umowne, które stanowią część umowy powierzenia (DPA) Supabase.
• Telegram. Komunikator prowadzi Telegram Messenger Inc., spółka spoza EOG należąca do grupy, w skład której wchodzą spółki z Brytyjskich Wysp Dziewiczych i Zjednoczonych Emiratów Arabskich. Komisja Europejska nie stwierdziła, że te państwa zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych. Według polityki prywatności Telegrama dane użytkowników, którzy założyli konto w EOG, są przechowywane w centrach danych w Holandii, przekazywanie danych między spółkami grupy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, a przedstawicielem Telegrama w UE jest European Data Protection Office (EDPO) w Brukseli. Dlatego ograniczamy zakres danych przekazywanych do Telegrama: powiadomienie widzi wyłącznie nasz zespół w zamkniętej grupie, zawiera ono tylko dane potrzebne do szybkiej odpowiedzi, a usuwamy je razem z zapytaniem.

7. Okres przechowywania danych

• Zapytania, które nie doprowadziły do współpracy — do 3 lat od ostatniej aktywności w danej sprawie, a następnie je usuwamy.
• Zapytania oznaczone jako spam — 90 dni.
• Zapytania testowe naszego zespołu — 30 dni.
• Dane klientów — przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przez polskie przepisy podatkowe i rachunkowe (zwykle 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) albo do upływu terminu przedawnienia roszczeń, zależnie od tego, który z tych okresów jest dłuższy.
• Potwierdzenie zgody — przez okres obowiązywania zgody, a po jej wycofaniu do upływu terminu przedawnienia roszczeń, abyśmy mogli wykazać, że zgoda została udzielona.
• Logi serwera — tak długo, jak jest to potrzebne dla bezpieczeństwa strony, w granicach okresów określonych przez Hostinger i Cloudflare.
• Pliki cookie — okresy przechowywania podaje Polityka cookies.

Źródło wizyty i dane techniczne zapisane razem z zapytaniem przechowujemy przez ten sam okres co samo zapytanie. Te same okresy stosujemy do kopii zapytań w naszej poczcie i do powiadomień na Telegramie. Kopie zapasowe bazy CRM tworzymy codziennie i przechowujemy przez 29 dni, dlatego usunięty wpis znika z kopii zapasowych najpóźniej po 30 dniach.

8. Twoje prawa

W granicach przewidzianych w RODO masz prawo:

• uzyskać dostęp do swoich danych i otrzymać ich kopię;
• żądać sprostowania nieprawidłowych danych;
• żądać usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania;
• otrzymać dostarczone nam przez siebie dane w formacie nadającym się do odczytu maszynowego i przesłać je innemu administratorowi;
• w każdej chwili wycofać zgodę; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Prawo do sprzeciwu. W każdej chwili możesz z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Wówczas przestaniemy przetwarzać Twoje dane w tym celu, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności, albo dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Jak skorzystać z praw. Napisz na adres [email protected]. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania; w sprawach bardziej złożonych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Cię poinformujemy. Aby chronić Twoje dane, możemy poprosić o potwierdzenie, że żądanie pochodzi od Ciebie.

Zgoda na pliki cookie. Możesz ją zmienić lub wycofać przyciskiem „Ustawienia cookies” na dole każdej strony.

Skarga do organu nadzorczego. Jeśli uważasz, że przetwarzając Twoje dane, naruszamy przepisy o ochronie danych osobowych, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Prezesa UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, albo do organu nadzorczego w państwie UE, w którym mieszkasz lub pracujesz.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. CRM może automatycznie nadawać zapytaniu priorytet na podstawie budżetu, rynku oraz tego, czy masz stronę i czy reklamy były już prowadzone, abyśmy szybciej odpowiadali tam, gdzie możemy pomóc; o tym, czy podejmiemy się projektu, zawsze decyduje człowiek. Jeśli wyrazisz zgodę na reklamowe pliki cookie, Google i Meta mogą wykorzystywać dane o Twoich wizytach na stronie do doboru wyświetlanych Ci reklam.

10. Jak chronimy dane

Strona działa wyłącznie przez połączenie szyfrowane (HTTPS). Do CRM logują się tylko członkowie naszego zespołu, za pomocą jednorazowego kodu wysyłanego e-mailem. Codziennie tworzymy kopię zapasową bazy zapytań. Dostęp do danych mają tylko osoby, którym są one potrzebne do obsługi Twojego zapytania.

11. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się strona, narzędzia, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a jej datę podajemy na górze. Jeśli zmiana dotyczy zgody na pliki cookie, baner poprosi Cię o ponowny wybór.

12. Aplikacja „Help Context Clients API” w Meta

Ten punkt dotyczy klientów, dla których prowadzimy kampanie reklamowe w Meta (Facebook i Instagram). „Help Context Clients API” (identyfikator aplikacji 950248784442210) to nasze narzędzie robocze. Za pośrednictwem interfejsu Meta Marketing API łączy się ono z zasobami reklamowymi klienta w Meta, czyli z kontem reklamowym, stroną, pikselem (zbiorem danych) i katalogiem produktów, wyłącznie w ramach współpracy z tym klientem i w zakresie dostępu, który nam przyznał. Aplikacja nie służy do logowania przez Facebooka i nie jest przeznaczona dla osób prywatnych.

• Co aplikacja odczytuje i zmienia: ustawienia i stan kont reklamowych, kampanii, zestawów reklam i reklam; statystyki reklam (wyświetlenia, zasięg, kliknięcia, wydatki, konwersje i ich wartość), które Meta udostępnia w formie zbiorczej, bez danych osób, które widziały reklamę; podstawowe dane strony, np. liczbę obserwujących; ustawienia piksela, katalogu i grup odbiorców, które Meta tworzy na podstawie ruchu na stronie internetowej klienta (nie widzimy, kto do nich należy). Na zlecenie klienta tworzymy i zmieniamy za pomocą aplikacji kampanie, reklamy, grupy odbiorców i katalogi.
• Formularze kontaktowe Meta: jeśli klient korzysta w reklamach z formularzy kontaktowych i zleci nam ich obsługę, aplikacja może odbierać dane wpisane w formularzu (np. imię, adres e-mail, numer telefonu). Przekazujemy je klientowi i przetwarzamy wyłącznie w jego imieniu.
• W jakim celu: prowadzenie i optymalizacja kampanii, raporty dla klienta, kontrola wydatków i poprawności pomiaru konwersji.
• Na jakiej podstawie: umowa z klientem. Dane osobowe pochodzące z zasobów klienta (np. z formularzy kontaktowych) przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w imieniu klienta, który pozostaje ich administratorem. Dane osób kontaktowych klienta przetwarzamy jako administrator w celu wykonania umowy oraz na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
• Gdzie przechowujemy dane: statystyki i ustawienia potrzebne do raportów zapisujemy w systemie raportowym naszej agencji, w bazie danych w Supabase (region UE, Irlandia). Dostęp do nich ma wyłącznie nasz zespół. Nie sprzedajemy tych danych, nie udostępniamy ich innym klientom ani nie wykorzystujemy do własnych reklam.
• Jak długo: przez czas trwania współpracy i przez 12 miesięcy po jej zakończeniu, a następnie usuwamy je z naszych systemów. Klient może poprosić o wcześniejsze usunięcie danych. Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy tak długo, jak wymagają tego przepisy.
• Jak cofnąć dostęp i usunąć dane: klient może w każdej chwili odebrać aplikacji dostęp w ustawieniach firmy w Meta albo napisać do nas na adres [email protected]. Na prośbę o usunięcie danych pobranych przez aplikację odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca, i usuniemy te dane z naszych systemów, z wyjątkiem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów (np. dokumentów rozliczeniowych).

Korzystanie z aplikacji podlega także Warunkom korzystania z Platformy Meta i zasadom Meta dla deweloperów. Meta jako odrębny administrator informuje osoby, które widzą reklamy, o przetwarzaniu ich danych w Polityce prywatności Meta.